I dati sono presentati in schede ordinate per continente, nazione, regione, provincia, località, luogo di culto e data di incoronazione. Di seguito le descrizioni dei campi riportati in una scheda.
Intestazione: contiene, tra parentesi, un codice identificativo della Madonna, seguito da continente, nazione, regione, provincia.
Località: riporta il paese o la città ove si trova o trovava la Madonna.
Luogo di culto: riporta il nome dell’edificio o della parrocchia, se presente in grandi città, dove si trova la Madonna. Nel caso di trasferimento della Madonna è stato inserito il nome antico e nel campo Note la movimentazione seguita nel tempo.
Titolo: riporta il nome con cui è conosciuta la Madonna.
Altro titolo: riporta altro nome con cui è conosciuta la Madonna.
Diocesi: riporta la diocesi in cui si trova oggi.
Esiste la chiesa? riporta se la chiesa esiste oggi o è stata distrutta.
Esiste la Madonna? riporta se la Madonna esiste oggi.
Nel posto originale? riporta se la Madonna è collocata nello stesso posto in cui fu incoronata.
Incoronazione: riporta se è stata incoronata per la prima volta (riporta il valore 1), o la seconda volta (valore 2), oppure non si ha notizia in quanto incerta l’incoronazione o non eseguita per volontà del Capitolo di San Pietro (valore #).
Tipo manufatto: riporta la tipologia della Madonna (statua, dipinto, tavola, ecc.)
Data incoronazione: riporta il giorno, mese ed anno in cui è stata incoronata.
Data verificata: riporta due valori: sì per indicare che sono stati trovati dati che indicano che la Madonna è stata incoronata, dal conte Sforza, dal Capitolo di San Pietro o per Breve del Papa o dal Papa stesso; viceversa, no che non sono stati rinvenuti dati per confermare questo tipo di incoronazione.
Incoronata/o: riporta se incoronata solo la Madonna (valore M), la Madonna ed il Bambino (MB), il Bambino (B) o non si hanno informazioni in merito (#).
Data del decreto: riporta il giorno, mese ed anno in cui è stato emesso il decreto di incoronazione. In assenza di queste informazioni è stato inserito il simbolo #.
Officia l’incoronazione: riporta le generalità del prelato che ha incoronata la Madonna.
Autorizza: ci sono stati tre tipi di incoronazioni. In questo campo sono state riportate le informazioni rinvenute (riprese principalmente dalla pubblicazione di frate Anselmo) e sono state evidenziate in questa modalità (da considerare con quanto riportato nel campo Annotazioni):
Annotazioni: riporta informazioni ricavate dalla ricerca, in particolare:
Note: riporta notizie raccolte nella ricerca e per non perderle sono state inserite in questo campo. ripetizione: vedi sopra